1.1Die Formatleiste der Textvorlage virst

Ein großer Vorteil der Textvorlage besteht darin, dass alle Formate, die zur Bearbeitung der Inhalte benötigt werden unter einem Reiter – hier Boorberg Fachbuch – zu finden sind. Dieser kann den Namen der Verlags-Textvorlage tragen.

Übersicht über die Formatauswahl der Textvorlage, zusammengefasst unter dem Reiter Boorberg Fachbuch

Ein Teil der Formate sind als direkt klickbare Buttons angelegt, andere als Drop-Down-Menü. Letztere sind erkennbar an dem kleinen Dreieck rechts neben der Bezeichnung und fassen Formate einer Gruppe zusammen.

1.2Makros aktivieren

Um die Formatleiste nutzen zu können, müssen vor dem ersten Arbeiten mit der virst einige Einstellungen vorgenommen werden. Hierfür muss die abavo GmbH als vertrauenswürdiger Herausgeber hinzugefügt werden.

Dies geschieht in folgenden Schritten:

1. Zuerst muss die virst-Datei auf dem PC / Mac gespeichert werden – z.B. auf dem Desktop.
2. Beim Öffnen der abgespeicherten virst-Datei, erscheint eine gelb hinterlegte Sicherheitswarnung, die für die nachfolgenden Schritte ignoriert werden kann.



3. Über den Reiter Datei gelangt man in das Untermenü Informationen, indem sich der Punkt Sicherheitswarnung befindet.



4. Über einen Klick auf Inhalt aktivieren öffnet sich ein Drop-Down-Menü, in dem u.a. Erweiterte Optionen zur Auswahl stehen.



5. Beim Klick auf Erweiterte Optionen öffnet sich das Fenster „Sicherheitswarnung – Makros“. Hier kann festgelegt werden, dass die Makros der abavo GmbH vertrauenswürdig sind. Dafür muss der Punkt „Allen Dokumenten von diesem Herausgeber vertrauen“ angewählt und mit Ok bestätigt werden.

Optional kann auch der unter 2. gezeigte Button „Inhalte aktivieren“ geklickt werden, um mit den Formaten zu arbeiten. führt man die Schritte 1 bis 5 nicht aus, so erscheint die Abfrage von 2. bei jedem Öffnen der virst-Datei und muss immer bestätigt werden.

Wenn Sie die Worddatei aus dem Internet heruntergeladen haben, wird die Datei beim ersten Öffnen im geschützten Modus dargestellt und die Formatleiste wird nicht angezeigt. Stammt die Datei aus einer bekannten Quelle, können Sie diesen zur Bearbeitung aufheben und die Formatleiste erscheint.

1.3Änderungen nachverfolgen

Bei der Bearbeitung von bereits vorhandenen Inhalten in einer virst-Datei, kann mit Hilfe von „Änderungen nachverfolgen“ im Reiter Überprüfen verdeutlicht werden, welche Änderungen vorgenommen wurden.

Aktivierter „Änderungen nachverfolgen“-Modus mit der Einstellung „Markup: alle“

Änderungen und vorgenommene Löschungen zeigen sich mit dieser Kombination im Text wie folgt:

Sollen die vorgenommenen Änderungen nicht angezeigt werden, muss in der Drop-Down-Auswahl „Markup: keine“ eingestellt werden.

HINWEIS: Beim Aktivieren des Änderungsverfolgungsmodus wird immer die Einstellung „Abgeschlossen: Markup anzeigen“ eingestellt, wodurch die Änderungen wie gezeigt markiert werden. Auch beim Öffnen der Datei, unabhängig welche Einstellung Sie vorher in der Drop-Down-Auswahl angewählt haben, ist dieser Modus aktiv.

1.4Inhaltsübersicht einblenden(Navigation)

Bei der Arbeit mit stark strukturierten Inhalten kann es hilfreich sein, sich mittels der Dokumentüberschriften durch die Datei zu navigieren. Zudem ist daran schnell erkennbar, ob eventuell Fehler in der Überschriftenhierarchie vorhanden sind.

Um diese Funktion nutzen zu können, muss die Navigation über den Reiter Ansicht eingeblendet werden, in dem ein Häkchen bei „Navigationsbereich“ gesetzt wird.

Beim Klick auf die Überschrift innerhalb des Navigationsbereiches, springt der Cursor zu dieser.

1.5Formatinspektor

Mittels des von Word zur Verfügung gestellten Formatinspektors, können Sie auf einen Blick sehen, welches Absatz- und eventuelles Zeichenformat auf der entsprechenden Textstelle liegt.

Der Formatinspektor wird über das Dropdown-Menu [ Sonstiges ] und dem Klick auf Formatinspektor eingeblendet.

2.1Grundschrift

Der normale Fließtext wird über das Format [ Grundschrift ] definiert und über den ersten Button der Formatleiste zugewiesen.

Dieses Basisformat wird auch für Tabellen und Containerinhalte (siehe ▸ Kap. 3 ) genutzt.

2.2Überschriften

Bei den Überschriften stehen neun nummerierte Ebenen zur Auswahl, die ersten 4 sind direkt im Reiter Boorberg Fachbuch zu finden, die folgenden unter [ weitere Überschriften ] im Dropdown-Menü.

Die Ü1 beginnt immer auf einer neuen Seite.

Die Zwischenüberschrift darf unabhängig von der Überschriftenhierarchie verwendet werden. Man sollte sie deshalb nur sparsam einsetzen, also z. B. vor allem dann, wenn es sich wirklich um eine Überschrift ohne Bezug zur Hierarchie handelt.

In der verwendeten Textvorlage stehen neun nummerierte Überschriften zur Verfügung sowie zwei unnummerierte.

Unnummerierte Überschriften

Die Ü1 und Ü2 stehen auch ohne Nummerierung zur Verfügung. Sie sind vor allem für die Anwendung an Textteilen gedacht, die nicht zu den inhaltlichen Buchkapiteln gehören. Üblicherweise sind dies:

• Geleitwort
• Einleitung
• Vorwort (auch mehrere)
• Über die Autoren
• Inhaltsverzeichnis
• Abkürzungsverzeichnis
• Literaturverzeichnis

Für die Verzeichnisse stehen in der virst-Textvorlage zudem Strukturelemente-Kästen zur Verfügung, die in ▸ Kap. 2.5 noch näher erläutert werden.

2.3Textstrukturen

Zur Strukturierung der Texte finden sich unter [ Textstruktur ] neben der gewollten Leerzeile und dem Seitenumbruch auch die Ausrichtung für den Grundtext (siehe ▸ Kap. 2.1 ).

2.4Listen / Aufzählungen

Die Textvorlage bietet die Möglichkeit geordnete sowie ungeordnete Listen mit einer Tiefe von bis zu drei Ebenen zu erstellen.

Die Listenzeichen sind wählbar und können bei den geordneten Listen z.B. arabische oder römische Ziffern, Klein- oder Großbuchstaben sein. Bei den ungeordneten Listen sind Symbole wie z.B. ●, ○, – oder ♦ als Listenzeichen möglich.

Um Listen zu erstellen, kann entweder der Cursor in nur einen Absatz gesetzt oder mehrere Absätze ausgewählt werden. Danach wird der Menüpunkt Symbollisten bzw. Nummerierte Listen organisieren ausgewählt. Dabei öffnet sich ein Fenster, in welchem die gewünschte Überschriftenebene und das Symbol oder die Nummerierung eingestellt werden können.

Manuelles Aufzählungszeichen

Über die Funktion Listenzeichen formatieren kann ein Symbol auch manuell mit dem Zeichenformat RBV_Listenzeichen_manuell gekennzeichnet werden.

Das manuell eingetragene Symbol wird markiert und über das Menü formatiert.

Listenabsätze ohne Aufzählungszeichen

Für alle Listenebenen gibt es zudem Blank-Listen/Listenfortsetzungen, die für Listenabsätze genutzt werden, die noch zum vorhergehenden Punkt gehören und damit kein Listenzeichen haben. Der Einzug entspricht dem der Ebene.

Listen nach Unterbrechung fortsetzen

Wenn eine Liste z. B. mit „1., 2.“ startet und nach Unterbrechung durch eine weitere Liste mit „3., 4.“ fortgesetzt werden soll, kann die Nummerierung manuell angepasst werden.

Zur Fortsetzung der Nummerierung einfach die betroffenen Absätze der Liste markieren und oben auf [ Listen ] klicken und dann auf Nummerierte Listen organisieren.

Es öffnet sich ein Fenster, hier [ Benutzerdefiniertes Zahlenformat ] auswählen. Dann kann ein beliebiges Listenzeichen eingegeben werden. Sofern der Stil gleich bleibt, also z. B. Ziffer mit Punkt, wird nach Eingabe ab dieser Ziffer automatisch hochgezählt. Auf diese Art und Weise könnte aber auch z. B. ausnahmsweise eine Ziffer mit einer Klammer versehen werden.

Bei nur wenigen betroffenen Listenpunkten können diese alternativ auch direkt überschrieben werden.

2.5Strukturelemente

Unter dem Reiter [ Strukturelemente ] befinden sich verschiedene Inhaltstypen, die den Inhalt strukturieren und es so ermöglichen, Text auf einer übergeordneten Stufe auszuzeichnen. Also Textelemente, die nicht Überschrift oder Grundtext sind und inhaltlich einer Kategorie wie „Beispiel“ zugeordnet werden können. Ebenso sind hier die in einem Buch möglichen Verzeichnisse angeordnet.

Beim Auszeichnen des Textes erscheint in Word ein Kasten bzw. eine Box. Der ausgezeichnete Text muss dabei im Ausgabemedium aber nicht wirklich als Kasten dargestellt werden. Da die Kästen in Word jedoch als Tabelle angelegt sind, ist hier das Einfügen eines Tabstop nur bei gedrückter Strg-Taste möglich.

Über [ Kasten-/Tabellen-Info ] sieht man, um welchen Kastentyp es sich handelt.

2.6Abbildungen

Für Bilder und Grafiken stehen sogenannte Abbildungscontainer zur Verfügung. Die Bilder werden nicht selbst, sondern lediglich ihre Dateinamen in die virst eingefügt.

Vor dem Einfügen des Containers erfolgt eine Abfrage bzgl. der Dateinamensbezeichnung. Hier gibt es drei Auswahlmöglichkeiten. Der Abbildungscontainer wird an der Stelle hinzugefügt, an der der Cursor steht.

Abbildungscontainer mit automatisch erzeugter Dateinamensbezeichnung

Hinweis: Die Abbildungen sind als Bilddaten zusätzlich zur virst-Datei an den Verlag zu liefern.

2.7Sonderzeichen

In diesem Drop-Down-Menü finden sich häufig verwendete Sonderzeichen wie z.B. griechische Buchstaben, mathematische Sonderzeichen, Pfeile etc., die per Klick eingefügt werden.

Nutzung des Drop-Down-Menü [ Sonderzeichen ] zum Einfügen eines griechischen Buchstaben in den Text.

2.8Verweise

Mit der virst-Textvorlage können dynamische Verweise auf Überschriften, Randziffern, etc. innerhalb des Manuskriptes gesetzt werden. Ändert sich die Nummerierung des Verweisziels (z.B. durch Verschiebungen oder Einschübe) ändert sich der Verweis automatisch mit.

Beim Klick auf [Verweis] → Verweise auf Randziffer öffnet sich ein Fenster, in dem das Ziel ausgewählt werden kann. Es wird an der Stelle platziert, an dem sich der Cursor befindet.

2.9Redaktionelle Anmerkung

Um Hinweise für das Lektorat oder Kommentierungen für andere Autoren, die an dem Werk mitarbeiten, zu hinterlegen, bieten sich die Formate in dem Drop-Down-Menü [ red. Anm. ] an. Dafür kann entweder das Absatzformat Kommentar verwendet werden oder mithilfe von Blockaden ein ganzer Bereich eingegrenzt werden. So können die jeweiligen Absatzformate beibehalten werden.

Inhalte mit dieser Formatierung sind nicht für die verschiedenen Ausgabekanäle gedacht, sondern dienen lediglich zur Mitgabe von zusätzlichen Informationen.

Kennzeichnen von Hinweisen mithilfe des Absatzformats RBV_Kommentar.

Kennzeichnen von Hinweisen mithilfe von Blockaden.

2.10Randziffern

Für Randziffern steht ein eigenes Drop-Down-Menü zur Verfügung. Es handelt sich um ein Absatzformat, welches automatisch durchnummerierte Randziffern, beginnend bei „1“, erstellt. Randziffern stehen immer direkt vor dem Text und nicht vor Überschriften.

Beim Einfügen einer neuen Randziffer zwischen zwei bereits bestehenden kann man entscheiden, ob es sich um eine ergänzende (Option A) oder eine neue (Option B) Randziffer handelt.

Links: Ergebnis Option A

Rechts: Ergebnis Option B

Die eingefügte Nummer kann manuell geändert werden, wodurch es – gerade bei langen Texten, an denen mehrere Autoren mitwirken – eventuell zur fehlerhaften Nummerierung kommen kann. Mit der Funktion Randziffern neu nummerieren können Sie mit einem Klick alle im Werk vorhandenen Randziffern neu durchnummerieren.

Beim Klick auf Randziffern neu nummerieren öffnet sich ein Fenster, in dem dargestellt wird, welche Randziffern neu nummeriert werden.

2.11Fußnoten/Index

Fußnoten

Zum Einfügen einer Fußnote reicht ein Klick auf Fußnote einfügen im Drop-Down-Menü [ Fußnoten | Index ]. Der Cursor muss auch hier an der Stelle stehen, an der die Fußnote eingefügt werden soll.

Die Fußnoten werden automatisch aufsteigend gezählt. Es kann jedoch eine abweichende Nummerierung bei der Erstellung eingegeben werden. Diese wird mit dem Format Litera-Fußnotenzeichen belegt. Der Fußnotentext steht immer am Ende der Seite. Die Fußnotennummer erhält das Zeichenformat Fußnoten-Zeichen

Index

Über Indexeintrag festlegen können Einträge für das Stichwortverzeichnis erstellt werden. Diese sind nur sichtbar, wenn die verborgenen Zeichen (z.B. Absatzmarken, Tabulatoren) in Word angezeigt werden.

Ergebnis der Eingabe

Mit der Funktion Index erzeugen kann der Index der vorhandenen Einträge zur Kontrolle generiert werden.

2.12Weitere Menüpunkte

Die Menüpunkte [Titelei], [META-Element] und [META-Verweise] sind nur für den Verlag gedacht und können ignoriert werden. Hierüber werden später noch feinere strukturelle Ergänzungen und Auszeichnungen vorgenommen, die aber für die Textarbeit keine Rolle spielen.

2.13Sonstiges

In diesem Drop-Down-Menü befinden sich weitere Funktionen der Textvorlage, die für die Nutzung nicht zwingend notwendig sind, die Anwendung aber erleichtern können.

Einige Tools werden wiederum ausschließlich für interne Zwecke benötigt und können ignoriert werden. Die relevanten Funktionen werden im Folgenden kurz erläutert:

Strukturansicht	Hier handelt es sich um die standardmäßige Ansicht beim Arbeiten mit der virst. Strukturen werden hervorgehoben.
Autorenansicht	Dies ist eine Ansicht ohne besondere Kennzeichnung der einzelnen Inhalte.
Formatinspektor	siehe ▸ Kap. 1.5
Empfohlene Formate	Hier werden alle im Dokument nutzbaren Formate aufgelistet. Es werden auch die angezeigt, die nicht in der virst freigeschaltet, aber theoretisch verfügbar sind.
Verwendete Formate	Es werden in einem Fenster alle im Dokument verwendeten Formate aufgelistet.
Inhalte extrahieren	Mithilfe dieser Funktion kann ein Format und dessen Inhalt markiert werden und in ein anderes Dokument extrahiert werden.
Container/Tabelle/Abbildung löschen	Diese Funktion löscht den ausgewählten Container und seinen gesamten Inhalt.
Feldfunktionen aktualisieren/prüfen	Feldfunktionen sind z. B. Indexmarken im Text, mit dieser Funktion werden sie aktualisiert und geprüft.
TrackChange Original	Diese Funktion ist nur für interne Zwecke und kann ignoriert werden.
TrackChange Abgeschlossen	Diese Funktion ist nur für interne Zwecke und kann ignoriert werden.
Kasten-Admin	Diese Funktion ist nur für interne Zwecke und kann ignoriert werden.
Dokument-Statistik	Es werden die Zeichenanzahl (mit und ohne Leerzeichen) sowie die Anzahl der Indexmarken ausgegeben.

3.1Tabellen

Tabellen werden in der Textvorlage über das Drop-Down-Menü [ Tabelle ] angelegt. Beim Klick auf Tabelle einfügen, öffnet sich ein Fenster, in dem die Dimension der Tabelle angegeben werden kann. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob es einen Tabellenkopf sowie eine Tabellenfußnote gibt. Beides lässt sich aber auch noch nachträglich über die Funktion Tabelle konvertieren hinzufügen.

Über Tabelle konvertieren lässt sich auch ein bereits vorhandener Text in Spalten ( ▸ Kap. 3.2 ) in eine klassische Tabelle umwandeln.

Die hier erstellte Tabelle besteht aus fünf Zeilen (ohne Kopf) und drei Spalten.

Des Weiteren können über dieses Drop-Down-Menü die Ausrichtung eingestellt und mehrere Tabellenzellen miteinander verbunden werden.

3.2Text in Spalten

Bei Text in Spalten handelt es sich ebenfalls um eine Tabelle, jedoch ohne sichtbare Linien. In der Textvorlage zeigt sich dieses Tabellenformat mit hellgrauen Tabellenlinien und einem linken schwarz-gepunkteten Rand. Es dient dazu Texte übersichtlich darzustellen.

Da es sich um eine Tabelle ohne Linien handelt, entspricht das Anlegen dieses Tabellenformates dem der klassischen Tabelle. Es entfallen jedoch die Auswahlmöglichkeiten für Tabellenlegende, -kopf sowie -fußnote.

Text in Spalten mit fünf Zeilen und drei Spalten

Hat man bereits eine normale Tabelle (mit der Textvorlagen-Funktion oder über Word) angelegt, so besteht die Option über Word-Tabelle in Text in Spalten umwandeln diese zu transformieren. Dafür muss der Cursor in der betreffenden Tabelle stehen.

Als weitere Funktion können Inhalte, die mit einem Tabstop getrennt wurden, in dieses Tabellenformat überführt werden. Dies ist für den Satz sogar zwingend notwendig, damit kein Text und vor allem keine Wortabstände verloren gehen. Dafür muss die betreffende Textstelle markiert werden, wodurch in dem Drop-Down-Menü [ Text in Spalten ] das ausgegraute Text in Word-Tabelle umwandeln anklickbar wird.

Es erscheint ein Fenster, in dem die Spaltenanzahl sowie die Trennmarke eingestellt werden kann, die Zeilenzahl ermittelt Word selbstständig. Als Ergebnis erhält man eine Word-Tabelle, die über die bereits beschriebene Funktion in den Text in Spalten überführt werden kann.

a) Word Tabelle (Ergebnis der auf dem vorhergehenden Bild gezeigten Schritte)

b) Text in Spalten

c) virst-Tabelle ohne Kopf und Legende